Resolve "Dokumentation überarbeiten"
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markus scheller authored
Damit Protokolle im Protokollsystem überhaupt <a href="/documentation/sessionmanagement/write">geschrieben</a> und <a href="/documentation/sessionmanagement/plan">Sitzungen verwaltet</a> werden können, ist es unerlässlich entsprechende Protokolltypen anzulegen. Auf der <a href="{{url_for('list_types')}}">Protokolltypen-Übersichtsseite</a> werden die Typen aufgelistet, wobei nur die Typen angezeigt werden, deren Protokolle man sehen darf (weiteres hierzu unter <a href="#rechte">Rechtekonfiguration</a>).
Auf der <a href="{{url_for('list_types')}}">Übersichtsseite</a> kann über die Schaltfläche „neu“ ein entsprechender Protokolltyp angelegt werden. Bereits bestehende Protokolltypen können abhängig von der Berechtigung angepasst werden. Der Protokolltyp beinhaltet Einstellung die vom Protokollsystem stets für diesen Typ verwendet werden. Dazu gehören der Anzeigename und die Abkürzung des Sitzungstyps, die sitzungsabhaltende Organisation, der Standardbeginn der Sitzung sowie die Vorlageneinstellung.
Um zu ermöglichen, dass nur bestimmte Personengruppen auf Protokolle zugreifen können hat das Protokollsystem ein Konzept von Rechteverwaltung, dass auf den Benutzergruppen des konfigurierten Authentifizierungsdienstes (LDAP, Active-Directory oder sonstiges Auth-Backend) basiert. Die Einstellung der Rechte erfolgt pro Protokolltyp, in dem den Gruppen des Protokolltyps eine passende Benutzergruppe zugeordnet wird.
Jeder Protokolltyp verfügt über eine <code>öffentliche Gruppe</code>, eine <code>interne Gruppe</code>, eine <code>Bearbeitungsgruppe</code>, eine <code>Verwaltungsgruppe</code> und eine Einstellung, ob der Typ <code>öffentlich</code> ist. In der folgenden Tabelle werden die vorhandenen Rechte dargestellt und in Verbindung zu den Gruppen des Protokolltyps gesetzt.
Vom Protokoll wird eine interne und eine öffentliche Version generiert, falls es Inhalte gibt, die nur intern sind. Todos sind generell intern und Beschlüsse sind generell öffentlich, d.h. einsehbar, wenn man das Recht „darf öffentliche Version einsehen“ hat. Daher dürfen Beschlüsse nicht in einem internen Teil des Protokolls sein.
Mit der Einstellung der Nutzerrechte kann der Zugriff auf Protokolle nur nach der erfolgreichen Authentifikation gesteuert werden. Soll der Zugriff auf öffentliche Protokolle weiter reduziert werden, so kann auf das Computernetzwerkes, dem der Zugriff gewährt werden soll, eingeschrängt werden. Dies erfolgt durch die Angabe einzelner oder mehrerer Netzwerkbereiche (vergl. <a href="https://de.wikipedia.org/wiki/Netzmaske" target="_blank">Wikipedia</a>). Bei der Angabe mehrerer Bereiche werden diese durch ein Komma voneinander getrennt.
Die Möglichkeit E-Mails direkt aus dem Protokollsystem zu versenden, kann sich auch bei der Einrichtung von Protokolltypen zunutzegemacht werden. Hierfür können zwei E-Mailadressen hinterlegt werden: Ein interner und ein öffentlicher Verteiler. Diese werden vom System beim Versenden des entsprechenden Protokolls verwendet. Beide Verteiler können auch für automatisierte Einladungsmails herangezogen werden. Diese Mails müssen für jeden Protokolltyp individuell erstellt werden und können in den Einstellung des Typs eingesehen werden.
Bei der Erstellung kann festgelegt werden wie viele Tage vor der Sitzung eingeladen werden soll. Ebenfalls wird angegeben, an welche Verteiler diese automatisierte Einladung geschickt wird. Zusätzlich zur Tagesordnung und dem Datum der Sitzung kann ein individueller Mailinhalt hinterlegt werden, der zusätzlich mit versendet wird.
Häufig werden für eine Sitzung immer wieder die gleichen Tagesordnungspunkte in einer immer gleichen Reihenfolge benötigt, teilweise ergibt sich dies aus den Ordnungen nach denen eine Sitzung stattfindet. Diese Standard-TOPs können pro Protokolltyp festgelegt und in den Einstellung des Typs eingesehen werden. Beim Anlegen einer Sitzung werden die Standard-TOPs des Protokolltyps eingefügt.
<td><a href="#example_tops_overview">Runter</a>, <a href="#example_tops_overview">Hoch</a>, <a href="#example_tops_overview">Ändern</a>, <a onclick="return confirm('Bist du dir sicher, dass du den Standard-TOP Begrüßung, Beschluss der TO und Protokolle löschen willst?');" href="#example_tops_overview">Löschen</a></td>
Werden Standard-TOPs angelegt so muss der Name des Tagesordnungspunktes stets angegeben werden. Die Reihung der TOPs kann über die Priorität bzw. Sortierung gesteuert werden. Dabei gilt: Standard-TOPs mit negativer Priorität werden vor und die mit positiver Priorität nach den Tagesordnungspunkten eines Protokolls eingefügt. Einem Standard-TOP kann zusätzlich ein feststehender vorprotokollierter Inhalt mitgegeben werden.
In einem Protokoll repräsentieren die Metadaten allgemeine Informationen rund um eine Sitzung. Die zuerfassenden Metadaten können für jeden Protokolltyp unterschiedlich sein und werden dementsprechend pro Typ verwaltet. Nur die im Protokolltyp angegeben Metadaten können überhaupt - müssen dann aber auch - beim Protokollieren erfasst werden. Ausgenommen von der Verwaltbarkeit sind die im Protokollsystem als Standard festgelegten Felder: Datum, Beginn und Ende.
Die Konfiguration eines Metadatenfeldes beinhaltet immer den Anzeigenamen (Name) und den beim <a href="/documentation/syntax/meta">Protokollieren zu verwendenden Namen</a> des Feldes (Key). Des weiteren ist es möglich einen Standardwert für das Metadatenfelder zu hinterlegen, welcher beim Erstellen einer neuen Sitzung in das Feld geschrieben wird, so fern es als Planungsrelevant (vorher) markiert wurde. Zudem ist es möglich Metadaten nur in der internen Version eines Protokolls anzuzeigen, wenn das entsprechende Feld als intern festgelegt wurde.
Um Beschlüsse zu einzelnen Themen bzw. Kategorien zusammenfassen zu können, werden je Protokolltyp die benötigten Beschlusskategorien angelegt und verwaltet. Die verfügbaren Kategorien lassen sich im Beschluss-Tag verwenden. Fehlende Kategorien lassen sich jeder Zeit durch Angabe des Kategorienames ergänzen. Bisher nicht verwendete Kategorien können gefahrlos gelöscht.