Ist das Protokoll bereits angelegt, so kann es auf zwei verschiedenen Wegen gefunden werden. Zum einen über die Übersicht der nächsten Sitzungen auf der Startseite und zum anderen auf der Protokollübersichtsseite.
Soll ein bereits existierendes Protokoll für die Sitzung vorbereitet oder angepasst werden, so ist das Protokoll entsprechend wie <ahref="#find_protokoll_docu">oben</a> dargestellt aufzurufen. Auf der Seite der Sitzung werden neben verschiedenen sogenannten <ahref="/documentation/syntax/meta">Metadaten</a>, wie Datum und Uhrzeit der Sitzung, auch die Tagesordnung dargestellt.
Soll ein bereits existierendes Protokoll für die Sitzung vorbereitet oder angepasst werden, so ist das Protokoll entsprechend wie <ahref="#find">oben</a> dargestellt aufzurufen. Auf der Seite der Sitzung werden neben verschiedenen sogenannten <ahref="/documentation/syntax/meta">Metadaten</a>, wie Datum und Uhrzeit der Sitzung, auch die Tagesordnung dargestellt.
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Haben sich in den für die Sitzung angegebenen Metadaten Fehler eingeschlichen oder soll die Sitzung beispielsweise verschoben werden, so können diese Protokolldaten wie folgt bearbeitet und aktualisiert werden.
{% set active_page = "write_sessionmanagement_documentation" %}
{% block title %}Sitzungsverwaltung: Protokollieren{% endblock %}
{% block documentation_content %}
<h3>Protokollieren</h3>
<h3>Sitzungsverwaltung: Protokollieren</h3>
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Der wichtigeste Bestandteil des Protokollsystems ist sicherlich das Schreiben des Protokolls selbst. Ist eine Sitzung <ahref="plan#prepare">fertig vorbereitet</a> und beginnt die Sitzung in wenigen Minuten so kann das benötigte <ahref="plan#find">Protokoll ausgewählt</a> werden. Anschließend kann das Mitschreiben beginnen.
</p>
<p>
Der folgende allgemeine Ablauf soll einen Überblick der Schritte geben, die beim Protokollieren im Protokollsystem vorgenommen werden. Dabei ist der Prozess in drei Phasen unterteilt:
</p>
<ul>
<li><ahref="#session_start">Mit Beginn einer Sitzung</a></li>
<li><ahref="#session_run">Während einer Sitzung</a></li>
<li><ahref="#session_end">Nach der Sitzung</a></li>
</ul>
<h4id="session_start">Mit Beginn einer Sitzung</h4>
<p>
Kurz bevor die Sitzung los geht oder mit dem Beginn der Sitzung wird das Protokoll erzeugt und die offenen <ahref="/documentation/syntax/meta">Metadaten</a> ausgefüllt. Um dies zu erreichen werden die folgenden Schritte durchgeführt.
</p>
<ol>
<li>Stelle sicher, dass alle mit dem Vorprotokollieren fertig sind.</li>
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
<li>Durch betätigen des Knopfes „Etherpad“ das Etherpad mit dem Protokoll öffnen. <i>Bitte beachte: Nur beim ersten Betätigen werden die TOPs und die vorprotokollierten Inhalte ins Etherpad übertragen.</i></li>
{% else %}
<li>Durch betätigen des Knopfes „Vorlage“ eine Textdatei mit der Protokollvorlage herunterladen.</li>
{% endif %}
</ol>
<divclass="panel panel-default">
<divclass="panel-heading">
<h5class="panel-title"><adata-toggle="collapse"href="#example_create_protocoll">Beispiel - Protokoll{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} ins Etherpad übertragen{% else %}vorlage herunterladen{% endif %}</a></h5>
<aclass="btn btn-primary"href="#example_create_protocoll"onclick="return confirm('Bist du dir sicher, dass du das Template bereits in das Etherpad kopieren willst? Die Sitzung ist erst einigen Tagen.');">Etherpad</a>
<aclass="btn btn-default"href="#example_create_protocoll"onclick="return confirm('Bist du dir sicher, dass du manuell eine Einladung verschicken willst? Dies wird auch automatisch geschehen.');">Einladung versenden</a>
<aclass="btn btn-danger"href="#example_create_protocoll"onclick="return confirm('Bist du dir sicher, dass du das Protokoll löschen möchtest?');">Löschen</a>
</div>
</div>
</div>
<h4id="session_run">Während einer Sitzung</h4>
<p>
Läuft eine Sitzung so gibt es neben der <ahref="/documentation/syntax">Syntax</a> des Protokolls auch weitere Punkte zu beachten.
</p>
<ul>
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
<li>Schreibe das Protokoll im Etherpad.</li>
{% endif %}
<li>Fülle alle benötigten <ahref="/documentation/syntax/meta">Metadatenfelder</a>.</li>
<li>Falls <ahref="/documentation/syntax/tags#todo">Todos</a> erledigt sind, markiere diese als erledigt.</li>
<li>Erfasse Beschlüsse die während einer Sitzung getroffen werden mit dem <ahref="/documentation/syntax/tags#decision">Beschluss-Tag</a>.</li>
<li>Nutze auch die anderen <ahref="/documentation/syntax/tags">Tags</a>, wo diese erforderlich sind.</li>
</ul>
<divclass="panel panel-default">
<divclass="panel-heading">
<h5class="panel-title"><adata-toggle="collapse"href="#example_example_protocoll">Beispiel - Ausschnitt eines Protokolls</a></h5>
<p><code>[todo;Diese Aufage ist noch offen;5;erledigt]</code></p>
<p>...</p>
<p><code>[beschluss;Die Sitzung genehmigt das Protokoll einstimmig]</code></p>
</div>
</div>
<h4id="session_end">Nach der Sitzung</h4>
<p>
Ist die Sitzung zu Ende so kann die Protokoll-PDF-Datei erzeugt werden. Nicht immer klappt dies Reibungslos und gelegentlich schleichen sich Rechtschreibfehler ein, weshalb die folgenden Schritte dazu dienen Fehler so weit wie möglich zu entfernen.
</p>
<ol>
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
<li>Importiere das Protokoll am Ende mit „Aus Etherpad“</li>
{% else %}
<li>Importiere das Protokoll über „Hochladen → Quellcode“</li>
{% endif %}
<li>Falls Fehler beim Erstellen PDF-Date der auftreten, behebe diese. Ein Auflistung wird dir nach dem Aktualisieren der Webseite oder auf der <ahref="{{url_for("list_errors")}}">Fehlerübersichtsseite</a></li>
<li>Wenn keine Fehler mehr auftreten, drucke das Protokoll mit „Löschen” (unten beim Anhang) aus.</li>
<li>Korrekturlesen lassen und im Etherpad korrigieren, dann nochmal „aus Etherpad“</li>
</ol>
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
<h4>Bekannte Problem bei der Etherpadnutzung</h4>
<h5>Höchst interne Protokolle</h5>
Falls das Protokoll Daten beinhaltet, die auf keinen Fall öffentlich sein sollten (z.B. personenbezogene Daten bei einem Sozialausschuss), kann anstelle des Editierens im Etherpad auch mit „Vorlage“ die leere Protokollvorlage heruntergeladen werden. Darin kann lokal mit einem beliebigen Texteditor die Sitzung protokolliert werden, um sie dann am Ende lokal zu speichern und mit „Quellcode hochladen“ hochzuladen.
{% endif %}
<h4id="wie">Wie schreibe ich eine Protokoll?</h4>
Die folgenden Schritte werden erst ein paar Minuten vor der Sitzung ausgeführt. Vorher werden Inhalte und TOPs wie oben beschrieben vorprotokolliert.
<ol>
<li>Protokoll auswählen (s.o.)</li>
<li>mit „In Etherpad“ die Vorlage in das Etherpad schreiben.</li>
<li>mit „Etherpad“ das Etherpad öffnen</li>
<li>verlese Tagesordnung und Todos</li>
<li>falls Todo erledigt, markiere als erledigt (Details siehe <ahref="#Todos">Todos</a></li>
<li>schreibe das Protokoll im Etherpad</li>
<li>Importiere das Protokoll am Ende mit „Aus Etherpad“</li>
<li>Importiere das Protokoll am Ende mit „Aus Etherpad“</li>
<li>Falls Fehler auftreten, behebe sie (siehe <ahref="#fehler">Fehler</a></li>
<li>Wenn keine Fehler mehr auftreten, drucke das Protokoll mit „Löschen” (unten beim Anhang) aus.</li>
<li>Korrekturlesen lassen und im Etherpad korrigieren, dann nochmal „aus Etherpad“</li>
...
...
@@ -21,6 +115,4 @@
<li>Korrekturen abwarten (z.B. die Genehmigung auf der nächsten Sitzung)</li>
Falls das Protokoll Daten beinhaltet, die auf keinen Fall öffentlich sein sollten (z.B. personenbezogene Daten bei einem Sozialausschuss), kann anstelle des Editierens im Etherpad auch mit „Vorlage“ die leere Protokollvorlage heruntergeladen werden. Darin kann lokal mit einem beliebigen Texteditor die Sitzung protokolliert werden, um sie dann am Ende lokal zu speichern und mit „Quellcode hochladen“ hochzuladen.
Tags können Text besonders hervorheben oder bestimmte Aktionen ausführen.
Die grundsätzliche Syntax ist <code>[Name;Arg1;Arg2;…]</code>, wobei theoretisch beliebig viele Argumente angegeben werden können, allerdings je nach Typ nur endlich viele eine Bedeutung haben.
<h4>URL-Tag</h4>
<h4id="url">URL-Tag</h4>
Mittels <code>[url;https://protokolle.fsmpi.rwth-aachen.de ]</code> kann ein entsprechend formatierter Link eingebunden werden.
Das Leerzeichen am Ende ist nicht notwendig für das Protokollsystem, erleichtert aber das Anklicken im Etherpad.
<h4>Beschluss-Tag</h4>
<h4id="decision">Beschluss-Tag</h4>
<code>[beschluss;Wir beschließen etwas tolles.]</code> erzeugt einen Beschluss im Protokoll.
Ein Beschluss wird zusätzlich am Anfang des Protokoll angezeigt.
Die Beschlüsse sind online durchsuchbar.
...
...
@@ -20,7 +20,7 @@
Es empfiehlt sich Beschlüsse klar, einfach, eindeutig und auch kontextlos verständlich zu formulieren.
Sind die Beschlüsse im Rahmen einer Abstimmung ergangen, so empfiehlt es sich das Abstimmungsergebnis am Ende des Beschlusses in der Form (JA/NEIN/ENTHALTUNG) anzugeben. <code>[beschluss;Wir beschaffen für bis zu 100,00 € einen Stuhl.(9/1/3);finanzwirksam;Inventar]</code>
<h4>Todo-Tag</h4>
<h4id="todo">Todo-Tag</h4>
In den Protokollen können <ahref="#todos">Todos</a> verwaltet werden.
Ein neuer Todo wird mit <code>[todo;Name;Aufgabe]</code> angelegt.
Dieser ist dann online und in den Mails sichtbar.
...
...
@@ -40,10 +40,10 @@
{% endfor %}
</ul>
<h4>Fußnoten-Tag</h4>
<h4id="footnote">Fußnoten-Tag</h4>
Fußnoten können im Protokoll mit <code>[footnote;Inhalt]</code> geschrieben werden.
<h4>Sitzungs-Tag</h4>
<h4id="session">Sitzungs-Tag</h4>
Aus dem Protokoll können neue Sitzungen desselben Typs mit dem Tag <code>[sitzung;Datum]</code>, z.B. <code>[sitzung;24.12.2017]</code> angelegt werden.
Optional kann zusätzlich eine Uhrzeit angegeben werden: <code>[sitzung;Datum;Uhrzeit]</code> (z.B. <code>[sitzung;01.01.2018;9:00]</code>).
