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Einrichtung: Typen

Damit Protokolle im Protokollsystem überhaupt geschrieben und Sitzungen verwaltet werden können, ist es unerlässlich entsprechende Protokolltypen anzulegen. Auf der Protokolltypen-Übersichtsseite werden die Typen aufgelistet, wobei nur die Typen angezeigt werden, deren Protokolle man sehen darf (weiteres hierzu unter Rechtekonfiguration).

Beispiel - Übersicht Protokolltypen

Protokolltypen Neu

Protokolltyp

Auf der Übersichtsseite kann über die Schaltfläche „neu“ ein entsprechender Protokolltyp angelegt werden. Bereits bestehende Protokolltypen können abhängig von der Berechtigung angepasst werden. Der Protokolltyp beinhaltet Einstellung die vom Protokollsystem stets für diesen Typ verwendet werden. Dazu gehören der Anzeigename und die Abkürzung des Sitzungstyps, die sitzungsabhaltende Organisation, der Standardbeginn der Sitzung sowie die Vorlageneinstellung.

Zu beachten ist, dass der Anzeigename des Sitzungstyps nur im Protokolltyp angepasst werden kann und im Protokoll ein Teil der Überschrift ist. {% if config.WIKI_ACTIVE %} Je Typ kann angegeben werdem, ob das Protokoll im Status veröffentlicht in das Wiki exportiert werden soll, wobei eien Kategorie anzugeben ist. {% endif %} {% if config.PRINTING_ACTIVE %} Auch kann der Standarddrucker festgelegt werden, der für den Protokolltyp genutzt werden soll. {% endif %} {% if config.CALENDAR_ACTIVE %} Des weiteren kann bei Bedarf der externe Kalender ausgewählt werden, in den die Sitzungstermine des Protokolltyp geschrieben werden sollen. {% endif %} {% if config.LATEX_LOCAL_TEMPLATES and config.LATEX_TEMPLATES %} Es kann pro Protokolltyp eine der konfigurierten Vorlagen ausgewählt werden, die bei der Erstellung der PDF genutzt wird. {% endif %} Weitere Einstellungen, auf die im folgenden genauer eingegangen wird, sind:

Beispiel - Protokolltyp anlegen

Rechtekonfiguration

Um zu ermöglichen, dass nur bestimmte Personengruppen auf Protokolle zugreifen können hat das Protokollsystem ein Konzept von Rechteverwaltung, dass auf den Benutzergruppen des konfigurierten Authentifizierungsdienstes (LDAP, Active-Directory oder sonstiges Auth-Backend) basiert. Die Einstellung der Rechte erfolgt pro Protokolltyp, in dem den Gruppen des Protokolltyps eine passende Benutzergruppe zugeordnet wird.

Jeder Protokolltyp verfügt über eine öffentliche Gruppe, eine interne Gruppe, eine Bearbeitungsgruppe, eine Verwaltungsgruppe und eine Einstellung, ob der Typ öffentlich ist. In der folgenden Tabelle werden die vorhandenen Rechte dargestellt und in Verbindung zu den Gruppen des Protokolltyps gesetzt.

Zu beachten
Ein Recht einer Gruppe kann nur ausgeübt werden, wenn eine Benutzergruppen zugeordnet wurde.
Recht Berechtigte Gruppen
darf öffentliche Version einsehen jeder, wenn Protokolltyp als öffentlich gekennzeichnet und Protokoll veröffentlicht; öffentliche Gruppe; interne Gruppe; Benutzergruppe „{{config.ADMIN_GROUP}}“
darf interne Version einsehen interne Gruppe; Benutzergruppe „{{config.ADMIN_GROUP}}“
darf ändern Bearbeitungsgruppe; Benutzergruppe „{{config.ADMIN_GROUP}}“
darf Protokolltyp bearbeiten Verwaltungsgruppe; Benutzergruppe „{{config.ADMIN_GROUP}}“

Vom Protokoll wird eine interne und eine öffentliche Version generiert, falls es Inhalte gibt, die nur intern sind. Todos sind generell intern und Beschlüsse sind generell öffentlich, d.h. einsehbar, wenn man das Recht „darf öffentliche Version einsehen“ hat. Daher dürfen Beschlüsse nicht in einem internen Teil des Protokolls sein.

Zugriffskonfiguration

Mit der Einstellung der Nutzerrechte kann der Zugriff auf Protokolle nur nach der erfolgreichen Authentifikation gesteuert werden. Soll der Zugriff auf öffentliche Protokolle weiter reduziert werden, so kann auf das Computernetzwerkes, dem der Zugriff gewährt werden soll, eingeschrängt werden. Dies erfolgt durch die Angabe einzelner oder mehrerer Netzwerkbereiche (vergl. Wikipedia). Bei der Angabe mehrerer Bereiche werden diese durch ein Komma voneinander getrennt.

Soll nur die Tagesordnung öffentlich gemacht werden, so muss die Option „Netzwerke einschränken“ ohne die Angabe eines Netzwerkbereiches aktiviert und der Protokolltyp als öffentlich gekennzeichnet werden.

{% if config.MAIL_ACTIVE %}

E-Maileinstellungen

Die Möglichkeit E-Mails direkt aus dem Protokollsystem zu versenden, kann sich auch bei der Einrichtung von Protokolltypen zunutzegemacht werden. Hierfür können zwei E-Mailadressen hinterlegt werden: Ein interner und ein öffentlicher Verteiler. Diese werden vom System beim Versenden des entsprechenden Protokolls verwendet. Beide Verteiler können auch für automatisierte Einladungsmails herangezogen werden. Diese Mails müssen für jeden Protokolltyp individuell erstellt werden und können in den Einstellung des Typs eingesehen werden.

Beispiel - Übersicht Einladungsmails

Einladungsmails Neu

Zeit Einladen Zusätzlicher Mailinhalt
1 Tage Intern Es ist mal wieder soweit und unsere Sitzung soll mit der angegeben TO statt finden. Ändern, Löschen

Bei der Erstellung kann festgelegt werden wie viele Tage vor der Sitzung eingeladen werden soll. Ebenfalls wird angegeben, an welche Verteiler diese automatisierte Einladung geschickt wird. Zusätzlich zur Tagesordnung und dem Datum der Sitzung kann ein individueller Mailinhalt hinterlegt werden, der zusätzlich mit versendet wird.

Beispiel - Einladungsmail anlegen
{% endif %}

Standard-TOPs

Häufig werden für eine Sitzung immer wieder die gleichen Tagesordnungspunkte in einer immer gleichen Reihenfolge benötigt, teilweise ergibt sich dies aus den Ordnungen nach denen eine Sitzung stattfindet. Diese Standard-TOPs können pro Protokolltyp festgelegt und in den Einstellung des Typs eingesehen werden. Beim Anlegen einer Sitzung werden die Standard-TOPs des Protokolltyps eingefügt.

Beispiel - Übersicht Standard-TOPs

Standard-TOPs Neu

TOP Sortierung
Begrüßung, Beschluss der TO und Protokolle -100 Runter, Hoch, Ändern, Löschen
Bericht -90 Runter, Hoch, Ändern, Löschen
Todos -80 Runter, Hoch, Ändern, Löschen
Verschiedenes 100 Runter, Hoch, Ändern, Löschen

Werden Standard-TOPs angelegt so muss der Name des Tagesordnungspunktes stets angegeben werden. Die Reihung der TOPs kann über die Priorität bzw. Sortierung gesteuert werden. Dabei gilt: Standard-TOPs mit negativer Priorität werden vor und die mit positiver Priorität nach den Tagesordnungspunkten eines Protokolls eingefügt. Einem Standard-TOP kann zusätzlich ein feststehender vorprotokollierter Inhalt mitgegeben werden.

Beispiel - Standard-TOP anlegen

Metadatenfelder

In einem Protokoll repräsentieren die Metadaten allgemeine Informationen rund um eine Sitzung. Die zuerfassenden Metadaten können für jeden Protokolltyp unterschiedlich sein und werden dementsprechend pro Typ verwaltet. Nur die im Protokolltyp angegeben Metadaten können überhaupt - müssen dann aber auch - beim Protokollieren erfasst werden. Ausgenommen von der Verwaltbarkeit sind die im Protokollsystem als Standard festgelegten Felder: Datum, Beginn und Ende.

Beispiel - Übersicht Metadatenfelder

Metadatenfelder Neu

Name Key Standardwert Intern Vorher
Ort Ort Fachschaftsraum Nein Nein Ändern, Löschen
Anwesend Anwesend Nein Nein Ändern, Löschen
Protokoll Protokoll Nein Nein Ändern, Löschen

Die Konfiguration eines Metadatenfeldes beinhaltet immer den Anzeigenamen (Name) und den beim Protokollieren zu verwendenden Namen des Feldes (Key). Des weiteren ist es möglich einen Standardwert für das Metadatenfelder zu hinterlegen, welcher beim Erstellen einer neuen Sitzung in das Feld geschrieben wird, so fern es als Planungsrelevant (vorher) markiert wurde. Zudem ist es möglich Metadaten nur in der internen Version eines Protokolls anzuzeigen, wenn das entsprechende Feld als intern festgelegt wurde.

Beispiel - Metadatenfeld anlegen

Beschlusskategorien

Um Beschlüsse zu einzelnen Themen bzw. Kategorien zusammenfassen zu können, werden je Protokolltyp die benötigten Beschlusskategorien angelegt und verwaltet. Die verfügbaren Kategorien lassen sich im Beschluss-Tag verwenden. Fehlende Kategorien lassen sich jeder Zeit durch Angabe des Kategorienames ergänzen. Bisher nicht verwendete Kategorien können gefahrlos gelöscht werden.

Beispiel - Beschlusskategorien verwalten
{% endblock %}