{% extends "documentation-base.html" %} {% set active_page = "write_sessionmanagement_documentation" %} {% block title %}Sitzungsverwaltung: Protokollieren{% endblock %} {% block documentation_content %}

Sitzungsverwaltung: Protokollieren

Der wichtigeste Bestandteil des Protokollsystems ist sicherlich das Schreiben des Protokolls selbst. Ist eine Sitzung fertig vorbereitet und beginnt die Sitzung in wenigen Minuten so kann das benötigte Protokoll ausgewählt werden. Anschließend kann das Mitschreiben beginnen.

Der folgende allgemeine Ablauf soll einen Überblick der Schritte geben, die beim Protokollieren im Protokollsystem vorgenommen werden. Dabei ist der Prozess in drei Phasen unterteilt:

Mit Beginn einer Sitzung

Kurz bevor die Sitzung los geht oder mit dem Beginn der Sitzung wird das Protokoll erzeugt und die offenen Metadaten ausgefüllt. Um dies zu erreichen werden die folgenden Schritte durchgeführt.

  1. Stelle sicher, dass alle mit dem Vorprotokollieren fertig sind.
  2. {% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
  3. Durch betätigen des Knopfes „Etherpad“ das Etherpad mit dem Protokoll öffnen. Bitte beachte: Nur beim ersten Betätigen werden die TOPs und die vorprotokollierten Inhalte ins Etherpad übertragen.
  4. {% else %}
  5. Durch betätigen des Knopfes „Vorlage“ eine Textdatei mit der Protokollvorlage herunterladen.
  6. {% endif %}
Beispiel - Protokoll{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} ins Etherpad übertragen{% else %}vorlage herunterladen{% endif %}
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} Aus Etherpad {% endif %} Editieren {% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} Etherpad {% endif %} Vorlage {% if config.MAIL_ACTIVE %} Einladung versenden {% endif %} Typ

Während einer Sitzung

Läuft eine Sitzung so gibt es neben der Syntax des Protokolls auch weitere Punkte zu beachten.

Beispiel - Ausschnitt eines Protokolls
#Datum;14.03.2018
#Beginn;17:00
#Ende;
...
[todo;Diese Aufage ist noch offen;id 5;erledigt]
...
[beschluss;Die Sitzung genehmigt das Protokoll einstimmig]

Nach der Sitzung

Ist die Sitzung zu Ende so kann die Protokoll-PDF-Datei erzeugt werden. Nicht immer klappt dies Reibungslos und gelegentlich schleichen sich Rechtschreibfehler ein, weshalb die folgenden Schritte dazu dienen Fehler so weit wie möglich zu entfernen.

    {% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
  1. Importiere das Protokoll am Ende der Sitzung mit „Aus Etherpad“.
  2. {% else %}
  3. Importiere das Protokoll am Ende der Sitzung über „Hochladen → Quellcode“.
  4. {% endif %}
  5. Falls Fehler beim Erstellen PDF-Date der auftreten, behebe diese und importiere das Protkoll erneut. Ein Auflistung wird dir nach dem Aktualisieren der Webseite oder auf der Fehlerübersichtsseite angezeigt.
Beispiel - Protokoll importieren
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
Aus Etherpad Editieren Etherpad Vorlage {% if config.MAIL_ACTIVE %} Einladung versenden {% endif %} Typ
{% else %}
{% endif %}

Nach dem das Sitzungsprotokoll vorläufig fertiggestellt ist, kann in den Korrekturprozess eingestiegen werden.

    {% if config.MAIL_ACTIVE %}
  1. Wenn keine Fehler mehr auftreten, verschicke das Protokoll mit „Intern versenden”.
  2. {% else %}
  3. Wenn keine Fehler mehr auftreten, gib den Sitzungsteilnehmern Bescheid, dass das Protkoll fertiggestellt ist. Das Protokoll kann mit „Download” heruntergeladen werden.
  4. {% endif %}
  5. Lasse das Protokoll korrekturlesen und korrigieren.
  6. {% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}
  7. Importiere das Protokoll nach den Korrekturen erneut mit „Aus Etherpad“.
  8. {% else %}
  9. Importiere das Protokoll nach den Korrekturen erneut über „Hochladen → Quellcode“.
  10. {% endif %}
Beispiel - Protokoll korrekturlesen
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} Aus Etherpad {% endif %} Quelltext Editieren {% if config.ETHERPAD_ACTIVE %} Etherpad {% endif %} {% if config.MAIL_ACTIVE %} Intern versenden {% endif %} Veröffentlichen Typ Download

Sind die Korrekturen abgeschlossen, so kann zur Veröffentlichung geschritten werden.

  1. Warte alle Korrekturen ab. Ggf. werden letzte Korrekturen mit einer etwaigen Genehmigung des Protokolls auf der nächsten Sitzung vorgenommen.
  2. Veröffentliche das Protkoll mit „Veröffentlichen“.
  3. {% if config.MAIL_ACTIVE %}
  4. Versende das Protkoll ggf. über den öffentenlichen Verteiler mit „Öffentlich versenden“.
  5. {% endif %}
Beispiel - Protokoll veröffentlichen und versenden
{% if config.ETHERPAD_ACTIVE %}

Bekannte Problem bei der Etherpadnutzung

Leeres Etherpad

Wird mit „Etherpad“ ein Pad geöffnet und es ist leer bzw. beinhaltet nur den Standardtext, so sollte das Etherpad mit „Etherpad“ erneut geöffnet werden. Schlägt das ganze fehl, wende dich bitte an an die Admins.

Etherpad zu früh geöffnet

Wurde das Pad zu früh erstellt und es wurden noch nicht alle TOPs bzw. alle vorprotokollierten Teil in das Pad übernommen und es zu aufwendig ist diese manuell einzufügen, so lösche den Inhalt des Pad und öffne das Pad erneut mit „Etherpad“.

Höchst interne Protokolle

Falls das Protokoll Daten beinhaltet, die auf keinen Fall öffentlich sein sollten (z.B. personenbezogene Daten bei einem Sozialausschuss), kann anstelle des Editierens im Etherpad auch mit „Vorlage“ die leere Protokollvorlage heruntergeladen werden. Darin kann lokal mit einem beliebigen Texteditor die Sitzung protokolliert werden, um sie dann am Ende lokal zu speichern und mit „Quellcode hochladen“ hochzuladen.

Beispiel - Höchst interne Protokolle
{% endif %} {% endblock %}