{% extends "documentation-base.html" %} {% set active_page = "plan_sessionmanagement_documentation" %} {% block title %}Sitzungsverwaltung: Planung{% endblock %} {% block documentation_content %}

Sitzungsverwaltung: Planung

Im Vorfeld einer Sitzung sollten verschiedene Tätigkeiten vorgenommen werden. Hierbei ist zu unterscheiden ob zu einem geplanten Sitzungstermin bereits ein Protokoll existiert oder nicht. Zu bereits existierenden und noch nicht geschriebenen Protokollen kann die Tagesordnung verwaltet werden.

Nicht existierendes Protokoll

Versichere dich zuerst auf der Protokollübersichtsseite, dass das Protokoll nicht bereits existiert. Sollte das Protokoll noch nicht existieren, so führe die folgenden Schritte aus um es anzulegen.

  1. Gehe auf Neues Protokoll.
  2. Wähle bei „Typ“ den Typ der Sitzung aus.
  3. Gib das Datum der Sitzung und ggf. einen Startzeitpunkt ein.
  4. Klicke auf Anlegen.
Beispiel - Neues Protokoll anlegen

Neue Sitzung

Existierendes Protokoll finden

Ist das Protokoll bereits angelegt, so kann es auf zwei verschiedenen Wegen gefunden werden. Zum einen über die Übersicht der nächsten Sitzungen auf der Startseite und zum anderen auf der Protokollübersichtsseite.
Um ein Protokoll auf der Protokollübersichtsseite zu finden:

  1. Gehe auf Protokolle,
  2. Wähle die Sitzung aus - noch ausstehende Sitzungen sind ganz oben.
Beispiel - Protokollübersicht

Protokolle Neu

Geplant, Fertig, Veröffentlicht

Existierendes Protokoll vorbereiten

Soll ein bereits existierendes Protokoll für die Sitzung vorbereitet oder angepasst werden, so ist das Protokoll entsprechend wie oben dargestellt aufzurufen. Auf der Seite der Sitzung werden neben verschiedenen sogenannten Metadaten, wie Datum und Uhrzeit der Sitzung, auch die Tagesordnung dargestellt.
Haben sich in den für die Sitzung angegebenen Metadaten Fehler eingeschlichen oder soll die Sitzung beispielsweise verschoben werden, so können diese Protokolldaten wie folgt bearbeitet und aktualisiert werden.

  1. Klicke auf Editieren.
  2. Passe die Daten auf der neu geladenen Seite entsprechend an.
  3. Speichere die Ändernungen durch das Klicken auf Ändern.
Beispiel - Protokolldaten aktualisieren

Für jede Sitzung kann auch die Tagesordnung individuell angepasst werden. Zwar gibt es einige Tagesordnungspunkte, die bereits durch den Sitzungstyp vorgegeben sind (sogenannte Standard-TOPs), weitere Punkte können aber jeder Zeit hinzugefügt werden. Des weiteren besteht für jeden TOP die Möglichkeit durch sogenanntes Vorprotokollieren bereits bekannte Informationen zum TOP vor der Sitzung hinzuzufügen, wie bswp. einen schriftlichen Bericht.
Bitte beachte weiterhin die folgenden Punkte beim Umgang mit Tagesordnungspunkten:

Beispiel - Übersicht der Tagesordnung

Tagesordnung Top hinzufügen

Beispiel - Neuen TOP anlegen oder bestehenden TOP bearbeiten

Im Einsatz des Protokollsystem hat sich bereits gezeigt, dass die folgenden Ratschläge dazubeitragen können, bereits aus der Tagesordnung zu erkennen, was behandelt werden soll.

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