{% extends "documentation-base.html" %} {% set active_page = "write_sessionmanagement_documentation" %} {% block title %}Sitzungsverwaltung: Protokollieren{% endblock %} {% block documentation_content %}
Der wichtigeste Bestandteil des Protokollsystems ist sicherlich das Schreiben des Protokolls selbst. Ist eine Sitzung fertig vorbereitet und beginnt die Sitzung in wenigen Minuten so kann das benötigte Protokoll ausgewählt werden. Anschließend kann das Mitschreiben beginnen.
Der folgende allgemeine Ablauf soll einen Überblick der Schritte geben, die beim Protokollieren im Protokollsystem vorgenommen werden. Dabei ist der Prozess in drei Phasen unterteilt:
Kurz bevor die Sitzung los geht oder mit dem Beginn der Sitzung wird das Protokoll erzeugt und die offenen Metadaten ausgefüllt. Um dies zu erreichen werden die folgenden Schritte durchgeführt.
Läuft eine Sitzung so gibt es neben der Syntax des Protokolls auch weitere Punkte zu beachten.
#Datum;14.03.2018
#Beginn;17:00
#Ende;
...
[todo;Diese Aufage ist noch offen;id 5;erledigt]
...
[beschluss;Die Sitzung genehmigt das Protokoll einstimmig]
Ist die Sitzung zu Ende so kann die Protokoll-PDF-Datei erzeugt werden. Nicht immer klappt dies Reibungslos und gelegentlich schleichen sich Rechtschreibfehler ein, weshalb die folgenden Schritte dazu dienen Fehler so weit wie möglich zu entfernen.
Nach dem das Sitzungsprotokoll vorläufig fertiggestellt ist, kann in den Korrekturprozess eingestiegen werden.
Sind die Korrekturen abgeschlossen, so kann zur Veröffentlichung geschritten werden.
Wird mit „Etherpad“ ein Pad geöffnet und es ist leer bzw. beinhaltet nur den Standardtext, so sollte das Etherpad mit „Etherpad“ erneut geöffnet werden. Schlägt das ganze fehl, wende dich bitte an an die Admins.
Wurde das Pad zu früh erstellt und es wurden noch nicht alle TOPs bzw. alle vorprotokollierten Teil in das Pad übernommen und es zu aufwendig ist diese manuell einzufügen, so lösche den Inhalt des Pad und öffne das Pad erneut mit „Etherpad“.
Falls das Protokoll Daten beinhaltet, die auf keinen Fall öffentlich sein sollten (z.B. personenbezogene Daten bei einem Sozialausschuss), kann anstelle des Editierens im Etherpad auch mit „Vorlage“ die leere Protokollvorlage heruntergeladen werden. Darin kann lokal mit einem beliebigen Texteditor die Sitzung protokolliert werden, um sie dann am Ende lokal zu speichern und mit „Quellcode hochladen“ hochzuladen.